شرح برنامج الصيانة تاتش اب TouchUp

يُقدِّم لك خَصائص متميِّزة لإدارة طلبات الصيانة التي تُقدِّمها لعملائك بمنتهى السهولة والاحترافية.
من خلال واجهته السهلة، يمكنك إنشاء تذاكر الصيانة وتكليف أحد الفنيين بمهام مُحددة تتعلق بهذه الطلبات. كما يُتاح للموظف تعيين الأعطال والإصلاحات وإجراء الفحوصات اللازمة.
وكل ذلك يتم بإدارة متكاملة للتنبيهات عبر رسائل الجوال، والواتساب، والبريد الإلكتروني.

سنقسم شرح هذا الفيديو (شرح برنامج الصيانة) إلى خمسة أقسام رئيسية، وهي:

1. تجهيز البيانات: إعداد البيانات اللازمة لبدء استخدام البرنامج.
2. ضبط التذاكر: تكوين إعدادات التذاكر بما يتناسب مع احتياجات العمل.
3. إنشاء التذاكر: خطوات إنشاء تذاكر جديدة للصيانة.
4. إضافة قطع الغيار وإنشاء فواتير البيع: توثيق قطع الغيار المرتبطة بطلب الصيانة وإنشاء الفواتير الخاصة بها.
5. مراجعة وتعديل وحذف التذاكر: إدارة التذاكر من خلال المراجعة أو إجراء تعديلات أو الحذف عند الحاجة.

قبل البدء في الشرح، أُذكِّرك بأنَّه يُمكنك مراجعة باقي أقسام البرنامج من الدورة التدريبية الخاصة ببرنامج سيلز أب عبر هذا الرابط.

تجهيز البيانات لطبات الصيانة

حالات التذاكر

• من القائمة الرئيسية، اضغط على قائمة الصيانة، ثم اختر ضبط وتجهيز متعلقات الصيانة، وبعدها اختر حالات التذاكر.
• من نافذة حالات التذاكر، يمكنك إنشاء حالة جديدة أو تعديل الحالات الافتراضية.
  • حالة التذاكر تُعبِّر عن الوضع الذي وصل إليه طلب الصيانة.
  • اكتب اسم الحالة، وفعل أو عطِّل إمكانية إرسال التنبيهات عند تغيير الطلب لهذه الحالة.
  • ثم اكتب نص الرسالة التي ستصل إلى كلٍّ من:
    • العميل.
    • الموظف المكلَّف بتنفيذ المهمة المتعلقة بحالة الطلب.
    • المدير.
• يمكنك استخدام أحد المتغيرات الموجودة في هذا الصندوق، وسيستبدلها النظام تلقائيًا بالقيمة الأصلية بناءً على الطلب.
• من زر التعديل، تستطيع عرض بيانات السجل الموجود في الجدول أسفل النافذة وتغييرها، ثم حفظ التغييرات.
• كما يمكنك، من زر الحذف، حذف السجل.
• وبنفس طريقة الحذف والتعديل، ستُطبَّق الإجراءات في جميع النوافذ الأخرى التي سنشرحها لاحقًا.

بنفس هذه الطريقة، تستطيع أيضًا إنشاء الخصائص التالية:

مناطق ومختبرات العمل
يمكنك تقسيم ورشتك إلى مجموعة من أماكن الصيانة أو التخزين، مما يساعدك في تتبُّع الجهاز أو الأصل المُستلم من العميل ومعرفة مكانه الحالي بسهولة.

المشاكل المشهورة

هي الأعطال التي تظهر بشكل متكرر، مما يُسهِّل عليك إنشاء الطلبات لاحقًا من خلال اختيارها مباشرة بدلاً من الكتابة اليدوية في كل مرة.

الحلول المشهورة

هي الإصلاحات التي تتكرر عادةً في عملك، والتي يمكن إضافتها للطلبات بسهولة.

أنواع السريالات

السريال هو رقم مميز لكل أصل أو جهاز يتم استلامه من العميل، مثل رقم المصنع، أو لوحة السيارة، أو الرقم الدولي للهاتف، وهكذا.

الفحوصات المشهورة

مجموعة من الاختبارات التي تُجريها عادةً لتفحص الأجهزة وتُحدِّد الأعطال.

حالات الأجهزة والأصول عند استلامها

وصف لحالة الأصل أو الجهاز عند استلامه من العميل.

المهام

هي المهام والوظائف المتكررة التي يمكن أن تُكلِّف بها الموظفين للتعامل مع الطلبات.

المرحلة الثانية: ضبط الصيانة

• نتوجّه إلى خيارات النظام من قائمة المؤسسة، ثم إلى الخيارات.
• اختر تبويبة ضبط التذاكر، ثم اضغط على ضبط التذاكر.

حدد التالي:

1. الصنف المخصص لخدمات الصيانة
   هو البند في الفاتورة الذي تود أن تندرج تحته تكلفة الصيانة ووصفها، وعادةً يُسمى “رسوم خدمة الصيانة”.
   إذا لم يكن موجودًا، يمكنك إنشاء صنف جديد من نوع خدمة من نافذة تعريف صنف في قائمة المخازن.
2. نص نتيجة نجاح الفحص ونص نتيجة فشل الفحص
   هذان الخياران يمثلان النص الذي يظهر بجوار بند الفحص في التقرير عند نجاحه أو فشله.
3. حالة الطلب عند إنشائه
   اختر الحالة الافتراضية للطلب عند إنشائه.
4. حالة الطلب المعلَّق
   الحالة التي يُعتبر فيها الطلب مؤجَّلًا أو غير مكتمل.
5. حالة الطلب المكتمل
   الحالة التي يتم فيها إكمال الطلب بنجاح.
6. حالة الطلب الذي تم تسليمه إلى العميل
   الحالة التي تشير إلى أن الطلب قد تم تسليمه نهائيًا إلى العميل.
7. مكان الأصل أو الجهاز
   حدّد المكان الافتراضي للجهاز عند إجراء طلب جديد، وأيضًا عند تسليمه إلى العميل.
8. قيمة الضريبة على خدمات الصيانة
   يمكنك تعديل هذه القيمة من نافذة تعريف الصنف أو مباشرة من الفاتورة.

الآن دورنا مع

إضافة طلب صيانة جديد

• من قائمة الصيانة، اضغط على إضافة تذكرة صيانة جديدة.

تنقسم التذكرة إلى خمسة أقسام:

1. إدخال التفاصيل الأساسية
   يشمل هذا القسم بيانات الطلب الأساسية مثل اسم العميل، تاريخ الطلب، وأي ملاحظات إضافية.
2. إدخال تفاصيل وبيانات الأصول المُستلمة من العميل
   سواء كان الأصل جهاز هاتف، جهاز كمبيوتر، أو أي جهاز آخر، يتم تسجيل بياناته هنا مثل الرقم التسلسلي، النوع، والحالة عند الاستلام.
3. المهام والفحص
   يشمل المهام المكلَّفة والفحوصات اللازمة لتشخيص الأعطال.
4. قطع الغيار والفاتورة
   إضافة قطع الغيار المطلوبة وتحديث التكلفة الإجمالية للطلب من خلال الفاتورة.
5. معلومات أخرى إضافية
   أي تفاصيل إضافية متعلقة بالطلب مثل ملاحظات خاصة أو تحديثات على حالة الطلب.

من قسم التفاصيل الأساسية:

• ادخل تاريخ التسجيل
  قم بإدخال تاريخ تسجيل الطلب.
• التاريخ المتوقع للانتهاء
  حدد التاريخ الذي يُتوقع فيه إتمام الإصلاح.
• تأكيد العميل بعد الإصلاح
  حدد إذا كان يجب تأكيد العميل بعد الإصلاح قبل البدء في عملية الإصلاح أم لا.
• كود الطلب المخصص
  أدخل كود مخصص للطلب (إن كان موجودًا).
• أولوية الطلب
  اختر أولوية الطلب (منخفض، طبيعي، متوسط، مرتفع).
• حالة الطلب
  الحالة الافتراضية هنا تم تعيينها من ضبط التذاكر مسبقًا وهي “طلب جديد”، ولكن يمكنك تغييرها من القائمة أو الضغط على علامة “+” لإضافة حالة جديدة.
• مكان العمل أو التخزين
  تم تعيين المكان الافتراضي من ضبط التذاكر، ولكن يمكنك تغييره من القائمة أو الضغط على علامة “+” لإضافة مكان جديد.
• اختر العميل
  اختر العميل من القائمة أو اضغط على علامة “+” لإضافة عميل جديد.
• ملاحظات العميل
  اكتب أي ملاحظات بخصوص العميل، ويمكنك تخصيص هذه الملاحظات لاحقًا.
• سجل ملاحظات العميل
  هنا يظهر سجل ملاحظات العميل من خلال الطلبات السابقة المرتبطة به.

من قسم الأصول المُستلمة:

• اختر الأصل (الصنف)
  اختر الصنف المطلوب من القائمة.
• مواصفات وخواص الصنف
  ستظهر تلقائيًا مواصفات وخواص الصنف إذا كانت قد تم تعيينها مسبقًا في تعريف الأصناف، ويمكنك تعديلها حسب الحاجة.
• الأكسسوارات والملحقات المُستلمة
  اكتب جميع الأكسسوارات والملحقات المُستلمة مع الأصل.
• حالات الأصل المستلم
  أضف جميع حالات الأصل المستلم عن طريق اختيار الحالة المناسبة أو كتابة حالة جديدة، ثم اضغط على زر “إدراج”.
• ملاحظة
  إذا كنت ترغب في كتابة نص جديد غير موجود بالقائمة وتود حفظه لاستخدامه في الطلبات المستقبلية، اضغط على زر “+” ليتم حفظه بشكل دائم.
• إضافة صور ووثائق
  من هنا يمكنك أيضًا إضافة أي صور للعنصر المُستلم لتوثيق حالته، بالإضافة إلى إضافة أي وثائق ومستندات أخرى.

من قسم المهام والفحص:

• تعيين الموظف المكلف
  يمكن تعيين الموظف المكلف بالمهمة التالية التي يتطلبها الطلب.
• اختيار المهمة
  اختر المهمة المناسبة، مثل فحص العطل، إصلاح العطل، التواصل مع العميل، أو أي مهمة أخرى يمكن إضافتها.
• إذا كنت مكلفًا بالفحص
  إذا كنت أنت المكلف بالفحص وتحديد المشكلات وإجراء الإصلاحات، قم باختيار الفحص، ثم اضغط على زر “نجح” أو زر “فشل” ليتم إدراج نتيجة هذا الفحص في الصندوق أسفل الشاشة. وهكذا مع أي فحوصات أخرى.
• تحديد الأعطال والمشكلات
  حدد جميع الأعطال والمشكلات المتعلقة بالطلب، ثم اضغط على زر “إدراج”.
• تحديد الإصلاحات والحلول
  حدد جميع الإصلاحات والحلول المطلوبة، ثم اضغط على زر “إدراج”.
• إضافة نصوص جديدة
  تلاحظ أنه يمكنك أيضًا إضافة نصوص جديدة دون الحاجة إلى فتح كل نافذة على حدة.

من قسم قطع الغيار والفاتورة:

• إدخال التكلفة الإجمالية المتوقعة
  أدخل التكلفة الإجمالية المتوقعة، وهي أقصى ميزانية تم الاتفاق عليها مع العميل.
  هذه القيم تعتبر استرشادية واختيارية.
• تحديد الضمان
  حدد إذا كان هناك ضمان، أي أن الإصلاح هو تابع لعملية إصلاح أخرى مشمولة بالضمان من قبل مؤسستك.
• كتابة تكلفة الصيانة
  اكتب تكلفة الصيانة (دون احتساب تكلفة قطع الغيار).
• الخصم على تكلفة الصيانة
  حدد الخصم المقرر على تكلفة الصيانة إذا كان هناك خصم.
• الضريبة على تكلفة الصيانة
  حدد الضريبة على تكلفة الصيانة (يمكن تحديد القيمة الافتراضية من نافذة تعريف الصنف أو ضبط التذاكر).
• محصلة التكلفة النهائية
  هنا تظهر محصلة التكلفة النهائية للصيانة.
• إضافة قطع غيار للفواتير
  يمكنك أيضًا إضافة قطع غيار للفاتورة أو تحويل العملية بعد الانتهاء منها إلى فاتورة مبيعات من هنا عبر الضغط على زر “إضافة قطع غيار بالفاتورة”.
• ملاحظة
  يجب بعد إنهاء الطلب تحويله إلى فاتورة مبيعات في جميع الأحوال.
• إعادة تحميل بيانات الفاتورة وقطع الغيار
  من هذا الزر يمكنك إعادة تحميل وجلب بيانات الفاتورة وقطع الغيار.
• إجمالي محصلة قطع الغيار
  هنا يظهر إجمالي محصلة قطع الغيار.
• إجمالي القيمة المطلوبة
  هنا يظهر إجمالي القيمة المطلوبة لهذا الطلب.

من القسم الأخير وهو البيانات الإضافية:

• إدراج المواعيد والاتصالات مع العميل
  يمكنك إدراج المواعيد والاتصالات التي تمت مع العميل وذلك بتحديد الموظف والتاريخ وملاحظات الموظف، ثم الضغط على زر “إدراج”.
• إضافة ملاحظات على الطلب
  يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات إضافية على الطلب.
• سجل الأنشطة والإجراءات
  هنا يظهر سجل الأنشطة والإجراءات التي تمت على الطلب.
• أزرار التحكم بالأسفل
  1. حفظ
  2. حفظ والطباعة
  3. حفظ والمعاينة
     حدد من هنا إذا كنت تود طباعة الطلب وفاتورته في نفس الوقت عند الضغط على زر “حفظ وطباعة” أو “حفظ ومعاينة”.
• إرسال حالة التذكرة
  اختر الأشخاص الذين تود إرسال حالة تحديث الطلب إليهم، ثم اضغط على زر “إرسال حالة التذكرة”.
• طباعة منفصلة للتذكرة والفاتورة
  من هنا يمكنك طباعة التذكرة والفاتورة بشكل منفصل، كل على حدة.

يمكنك مراجعة الطلبات والتعديل عليها أو طباعتها
من نافذة “قائمة التذاكر” الموجودة في قائمة “الصيانة”، ثم الضغط على “قائمة تذاكر الصيانة”.

إلى هنا نكون قد أنهينا الشرح المبسط والسريع لموديول الصيانة (شرح برنامج الصيانة) في برنامج TouchUp.
للمزيد من الاقتراحات أو الاستفسارات، تواصل معنا.